Todos nós já passamos, alguma vez na vida, por aquela situação constrangedora em que enviamos um documento para impressão e esse acaba sendo visto por quem não deveria.

E, não estou falando de impressões indevidas, mas certos arquivos que precisam de uma segurança extra. 

O sigilo de documentos é um hábito comum para grande parte dos gestores. Mas, é possível imprimir documentos de forma segura?

Saiba que SIM! É possível! E, se você trabalha em uma empresa que lida com documentos confidenciais, é importante saber como protegê-los.

Então, preparamos algumas dicas que podem te auxiliar nessa tarefa:

1) Atente-se à organização e segurança do ambiente no qual os documentos estão armazenados

Seja em uma rede local ou em um sistema web na nuvem, o ambiente no qual os documentos estão armazenados deve ser configurado de maneira organizada e segura. 

Em uma rede local, todos os computadores, bem como o servidor, devem possuir configuração de permissão de acesso e antivírus atualizado para evitar intromissões e invasões.

Em sistemas web também é ideal que haja controle de permissões por usuário e, além disso, que o sistema possua tecnologia atual, com suporte e monitoramento de segurança constante.

2) Criptografe documentos do Word e arquivos PDF

Ao criptografar um documento do Word, você garante que ninguém conseguirá visualizá-lo ou editá-lo caso não possua a senha. 

Para configurar essa proteção:

1. Abra o documento;
2. Vá até o menu e localize a aba “Informações” ou “Preparar”;
3. Clique em “Proteger Documento” ou “Criptografar Documento”;
4. Insira a senha (*Dica: escolha uma senha forte e não óbvia e evite compartilhá-la com quem não tiver a real necessidade de saber).

Também, é possível criptografar documentos em formato PDF. Os passos para essa configuração variam de acordo com o software de leitura de PDF que você utiliza. 

3) Proteja seus documentos na hora de imprimi-los

Quando for necessário imprimir um documento com conteúdo sigiloso e evitar que o mesmo fique exposto, uma boa opção é utilizar algum software de impressão segura.

Uma ótima opção é o Safe Print, que somente libera a impressão de um documento mediante leitura de biometria, senha, cartão RFID ou de aproximação e, caso não ocorra a liberação dentro de determinado tempo, descarta o documento da fila de impressão.

Conclusão

Logo, se você precisa proteger seus documentos/impressões, essas são algumas soluções que podem te ajudar. Acabe de vez com as preocupações de ter que imprimir documentos em sigilo e não saber a melhor solução para isso. 

Gostou das dicas? Compartilha nas tuas redes sociais ou com um amigo que está precisando dar uma olhadinha nesse post!