Você sabe o número de páginas impressas que está gerando ou quanto está custando o seu ambiente de impressão?
Se feita corretamente, uma auditoria de impressão pode ser extremamente útil, pois será possível identificar oportunidades de revitalizar seu ambiente de impressão, reduzir custos e melhorar a produtividade do usuário final.
Uma auditoria de impressão precisa começa com a análise do ambiente, ou seja, entender como seu ambiente de impressão atual está estruturado.
Abaixo listamos o que você realmente deve obter com uma auditoria de impressão:
1. O seu ambiente de impressão atual:
Primeiro, deve-se analisar o seu ambiente de impressão atual e como ele está estruturado. Listamos algumas perguntas que devem te ajudar nesse processo:
- Quantos dispositivos você tem atualmente?
- Quantos dispositivos estão realmente sendo usados?
- As especificações do seu dispositivo são adequadas ao seu ambiente?
- Quantos contratos você tem?
- Quantos fornecedores você tem?
- Quantos dispositivos são próprios e quantos são alugados?
- Qual é o seu custo de consumíveis para equipamentos próprios?
- Qual é o volume médio mensal de seus dispositivos atuais?
- Como estão sendo monitorados os equipamentos?
- Quais são as necessidades dos usuários?
- O que cada usuário imprime?
- Existem desperdícios?
- Quais serão meus próximos desafios no que tange ao processo de impressão?
2. Analise e monte um plano;
Você precisa optar por um plano detalhado para entender como seu ambiente de impressão deve ser. Esse plano deve apresentar uma estratégia para reduzir os volumes em determinados departamentos de sua empresa.
Inclusive, políticas de impressão podem ser implementadas para ajudar nesta fase em que o desperdício de impressão pode ser reduzido.
Mas, o gerenciamento contínuo desse processo é necessário para identificar as áreas em que impressões desnecessárias podem ser interrompidas, ou seja, o desperdício deve ser tratado continuamente.
3. Implementação do MPS
Um ambiente de impressão requer gerenciamento contínuo para efetivar sua estratégia de redução de impressão. Se o seu plano de ação não for implementado corretamente e não houver uma condução de sua estratégia, ele será inútil.
Terceirizar essa função com um parceiro de impressão gerenciada pode ser uma ótima opção para você. Sua estratégia será efetivada pelo parceiro e você poderá economizar dinheiro em seu orçamento de TI ao mesmo tempo que aumentará a eficiência e a produtividade do setor.
4. Uso de software
Após esse processo, você terá uma boa visão do seu ambiente de impressão. Mas, talvez você precise saber mais sobre os documentos impressos, como: volume de impressão por usuário/departamento, nome do documento impresso, formato das impressões realizadas e, até, o conteúdo dos job’s.
Para atender a um cliente ou às demandas de impressão da sua própria empresa, você pode contar com um software de bilhetagem para ter uma auditoria de impressão completa. Hoje, existem diversas opções para você.
Por exemplo, o Print Account, que conta com todos os recursos básicos de bilhetagem de impressão e, ainda, com um módulo adicional chamado Auditoria de Impressão, em que é possível salvar um cópia das impressões para que seu conteúdo seja auditado posteriormente.
A Enttry Software é nossa parceira de gerenciamento de impressão e pode te ajudar nessa.
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