A renovação de contratos: uma tarefa tão importante quanto a conquista de uma venda para as empresas de outsourcing de impressão, onde é preciso conservar a satisfação do cliente e garanti-lo como parceiro no próximo ano.

Nesse processo, é fundamental alinhar, perfeitamente, os contratos para evitar qualquer risco de cancelamento. Esse processo tende a ser mais tático do que habitualmente e é preciso estar atento para acontecimentos inesperados.

Objetivo da renovação dos contratos

Em resumo, o objetivo da renovação é averiguar o desempenho de contratos anteriores e buscar oportunidades de agregar valor à relação comercial para ambos os lados.

Aqui estão algumas dicas para realizar a renovação de contratos de outsourcing de impressão de forma organizada e segura:

1. Planeje a renovação com antecedência;

Adiantar a renovação permite que você e sua equipe planejem muito bem as propostas que serão feitas ao cliente e construam algo muito mais interessante para as duas partes.

Deixar a renovação para o prazo final do acordo causará um senso de urgência em ambos os lados, tanto para o prestador de serviços quanto para o cliente, impactando diretamente na qualidade da negociação. 

Lembre-se que conquistar um novo cliente é muito mais caro do que manter os que já se possui.

2. Garanta que o cliente tenha uma visão clara sobre seus serviços:

Deixe seu cliente saber, exatamente, o que ele paga e o que ele recebe de sua empresa todos os meses. Assim, ele poderá visualizar o real valor do contrato que mantém com a sua empresa.

Essa será uma informação clara de que seus serviços estão trazendo maior valor para o negócio do cliente e que o valor pago à você é justo. A renovação do contrato é uma maneira de manter esse valor conquistado.

3. Dê feedbacks constantes aos seus clientes:

Fornecer feedbacks constantes aos seus clientes sobre as melhorias que você proporcionou a ele, bem como atualizações e novos produtos agregados irá atribuir valor ao contrato que vocês possuem.

Por exemplo, se você agregou um servidor no ambiente dele, forneça um feedback ressaltando a melhoria que você proporcionou.

É mais provável um cliente renovar o contrato se ele puder visualizar valor no mesmo.

4. Preocupe-se com o seu relacionamento com os clientes:

Atender o cliente com atenção e comprometimento faz parte da construção de um bom relacionamento. Se essa relação não for boa, quando for a sua vez de entrar em contato com o cliente para buscar a renovação, você  poderá receber um retorno negativo.

Além disso, é preciso ouvir e responder aos clientes. Muitas vezes eles realizam solicitações que não podem ser atendidas, mas, mesmo assim, deve-se fornecer algum tipo de explicação sobre o fato.

5. Seja transparente com relação a reajustes:

Por vezes, renovação conta com reajustes de preços, afinal, os custos de operação podem subir e devem ser repassados ao cliente para que a empresa possa manter sua rentabilidade.

É claro que o cliente nem sempre fica satisfeito com essa necessidade de reajuste dos valores praticados e, por isso, pode buscar outro fornecedor.

Por esse motivo, é preciso ser muito transparente durante a fase de negociação da renovação do contrato de outsourcing de impressão, para garantir que o cliente entenda a real razão dos reajustes que estão sendo aplicados. Nesse momento, a relação que estabeleceu com o cliente também faz a diferença para que a negociação ocorra de forma mais tranquila.

6. Entregue o que foi prometido:

Essa é uma das principais dicas para a renovação do contrato:

“Não prometa aquilo que sua empresa não pode cumprir”

Prometer algo que você não consegue realizar pode garantir o cliente em um primeiro momento, MAS, acabará desgastando a sua relação junto a ele e levará a insatisfações, impedindo futuros negócios.

Para o seu próximo planejamento:

Um bom contrato é sempre uma ótima forma de proteger a sua relação com o cliente. 

Evite realizar qualquer tipo de serviço que não esteja no documento, sendo que, caso haja essa necessidade, pode-se anexar uma nova cláusula que dê segurança jurídica ao fato.

A renovação de contrato é um problema para a maioria das empresas de outsourcing de impressão, mas, se você seguir as dicas elencadas neste post, tudo ficará mais simples.

Comece a planejar suas futuras renovações de contrato, busque rever suas ações e aprimorá-las cada vez mais. Desejamos muito sucesso e renovações bem sucedidas a todos!


Leave a Reply

Your email address will not be published.

*