O serviço de implantação de Outsourcing de Impressão, também conhecido como MPS (Managed Print Services), está em alta no mercado. O principal motivo é que ele é capaz de reduzir custos de impressão e automatizar processos.
Para iniciar a implantação de um projeto como esse, necessitamos de uma avaliação abrangente e alinhada aos objetivos da organização. Também deve ser feita uma análise dos atuais recursos de impressão, a fim de garantir sucesso na implementação do projeto.
Mas, será que todos os prestadores de serviço de impressão gerenciada estão preparados para entregar uma solução de excelência aos clientes?
Confira abaixo 5 passos para implantação de um Outsourcing de Impressão:
1) Conheça o parque de impressão
Primeiras coisas a serem feitas:
- Mapear os processos envolvidos no parque de impressão da empresa;
- Entender os trabalhos, o papel desempenhado por cada funcionário no fluxo de documentos e suas respectivas necessidades;
- Reunir estatísticas disponíveis sobre seu ambiente de impressão, como o número e os modelos de impressoras, scanners, etc.
- Identificar os dispositivos de impressão conectados à rede por meio de uma ferramenta de coleta de dados.
O prestador de serviços deve realizar uma revisão física da empresa.
2) Definir os objetivos
É possível alcançar diversos objetivos com o Outsourcing de Impressão. Mas, para obter êxito com ele, é necessário definir alguns objetivos.
Exemplos de objetivos que você deve definir:
- Metas de redução de gastos nos orçamentos para um impulso nas economias de custo para compra de novos equipamentos;
- Redução da dependência de documentos impressos e otimização dos processos de negócios.
3) Projetar a solução
Com base nos dados coletados e com os objetivos em mente, deve ser realizada uma profunda análise de processos e equipamentos, a fim de criar um plano personalizado de MPS.
As medidas corretas variam em função do trabalho de cada colaborador, além do segmento de mercado do cliente. O prestador de serviço irá determinar quais os tipos de dispositivos que oferecerão melhor eficiência operacional.
Logo após, o plano será desenhado e entregue junto com um relatório completo contendo todo o processo e equipamentos que serão implantados.
4) Implantação do MPS
Após a aprovação, o novo sistema é implantado.
Seguindo o planejamento desenhado, é necessário monitorar o sistema para corrigir possíveis falhas ocorridas durante a instalação do MPS.
É esperado encontrar um certo desconforto no início da utilização do novo sistema, por isso é importante que o gestor escolha um prestador de serviço que ofereça um treinamento para que os colaboradores aprendam de maneira eficaz a utilizar o novo sistema.
5) Evolução e melhoria contínua
Otimizar a operação de uma organização através do Outsourcing de Impressão é um projeto que tem um andamento contínuo de melhoria.
Há sempre novos equipamentos sendo lançados no mercado e o processo interno das empresas também sofre mudanças constantemente. Por isso, a gestão do parque de impressões é essencial.
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