Tenho conversado com diversos players do mercado de outsourcing de impressão e uma das questões que sempre vem à pauta é o grande número de termos técnicos utilizados neste mercado. Em função disto estou colocando e explicando neste artigo alguns dos termos mais utilizados pelos técnicos e gerentes de projetos na área de impressão. Neste artigo trataremos dos termos relativos à infraestrutura de impressão e configuração de servidores de impressão.

Servidor de impressão

Um servidor de impressão consiste em um aplicativo/equipamento destinado a controlar as tarefas de impressão enviadas para as impressoras de rede por diferentes estações de trabalho que compartilham entre si o uso do equipamento de impressão. Um servidor de impressão pode ser um equipamento específico (hardware) ou um programa de computador (software) que usa os recursos disponíveis no exercício dessa função.

Quais os benefícios que um servidor de impressão proporciona?

Sua maior importância é gerar um local centralizado na rede para impressão, propiciando aos usuários e ao administrador da rede o controle de páginas impressas, permitindo definir ordem de prioridade das solicitações. O Servidor de Impressão ainda permite monitorar todas as impressões realizadas a partir dos computadores da sua empresa, seja em impressoras locais ou na rede.

Possibilita ter um ponto de controle único para os administradores fazerem o acompanhamento dos eventos e status das impressoras. Ele permite, ainda, a criação de usuários de rede e desta forma, controlar que usuário poderá imprimir em cada impressora. Mesmo em locais onde serviços mais sofisticados como Microsoft AD (Active Directory) ou LDAP (Lightweight Directory Access Protocol) não são utilizados.

Para ampliar essas vantagens e obter maior controle e gerenciamento sobre a tarifação de impressão, podem ser utilizados nestes servidores softwares profissionais de bilhetagem e gerenciamento de impressão como o Guardian Print Account.

Um servidor de impressão é recomendado para redes com dez computadores ou mais. Para redes menores, pode-se utilizar o compartilhamento de impressora gerenciado pelo Sistema Operacional de uma das estações de trabalho.

Para que fique claro, neste contexto, podemos entender como uma estação de trabalho um computador utilizado por um dos usuários da rede.

Servidores de impressão precisam de espaço em disco e memória proporcional ao número de filas e volume de impressão da rede. Na atualidade os sistemas operacionais para servidores mais utilizados são Windows 2008 e 2003.

Fila de impressão

Uma fila de impressão é uma impressora lógica, é como um endereço para que os programas enviem seus trabalhos. Esta impressora lógica prepara os dados para a impressora física (Dispositivo/hardware) que irá imprimir o documento.

Quando um documento é enviado para uma impressora, ele fica em uma “fila” aguardando o equipamento terminar o que está fazendo. Sempre que um novo trabalho de impressão chega ao servidor ele é colocado, por padrão, no fim da fila. Quando a impressora fica disponível, o trabalho que está na frente da fila é enviado para o dispositivo de impressão (impressora/multifuncional).

É possível configurar que alguns usuários têm maior prioridade que outros na ordem de impressão em uma fila. Mesmo o trabalho chegando depois ele pode “cortar a fila” e ser impresso antes.

Sempre que instalamos uma impressora em um servidor criamos uma fila de impressão, e esta fila será utilizada por todos os usuários da rede. Normalmente a fila tem o mesmo nome do modelo da impressora. Podemos definir permissões de quem pode imprimir nesta fila através das opções de compartilhamento de impressora.

Devemos evitar nomes longos ou com acentuação e caracteres especiais nas filas de impressão, pois alguns sistemas operacionais têm limitações em relação ao uso destes nomes. Para garantir que funcionará em qualquer sistema operacional, utilizar nomes curtos utilizando somente letras minúsculas e números.

Dispositivo de impressão

É o equipamento de impressão propriamente dito, é o hardware (impressora física) que você irá utilizar para imprimir as páginas, pode ser uma multifuncional ou impressora. Do ponto de vista técnico, escolha sempre equipamentos com placa de rede e com capacidade adequada para sua aplicação.

Nunca compre uma impressora porque ela é barata. Sempre analise o contexto em que ela será utilizada: volume mensal suportado, tamanho do cartucho de toner, velocidade de impressão, custo do equipamento, custo dos consumíveis, recursos embarcados no equipamento, nível de suporte técnico do fabricante e etc.

Driver de impressão

O termo driver vem do inglês e pode ser traduzido como “controlador”. É um software que geralmente é fornecido pelo fabricante da impressora/multifuncional que tem a função de converter os dados enviados pelos programas para um formato compreensível pelo hardware que irá realizar a impressão.

Os sistemas operacionais normalmente trazem drivers genéricos que funcionam com várias impressoras, porém os recursos mais modernos e avançados das impressoras só são obtidos quando utilizadas com drivers fornecidos pelo próprio fabricante do hardware. O driver influencia fortemente na velocidade e qualidade da impressão.

Pool de impressão

Um pool de impressão serve para distribuir automaticamente trabalhos de impressão para a próxima impressora física disponível. A impressora que estiver ociosa receberá o próximo documento enviado para a impressora lógica (fila de impressão). Isso é útil em uma rede com grande volume de impressão, pois diminui o tempo que os usuários esperaram por seus trabalhos de impressão. Um pool de impressão também simplifica a administração, várias impressoras físicas podem ser gerenciadas a partir da mesma impressora lógica no servidor.

Com um pool de impressão, o usuário imprime um documento sem ter de descobrir qual impressora está disponível. A impressora lógica verifica se há uma porta disponível e envia documentos para as portas na ordem em que forem adicionadas.

Antes de criar um pool de impressão, leve em consideração que todas as impressoras em um pool devem usar o mesmo driver. Também considerem que os usuários não saberão qual impressora no pool imprimirá determinado documento, certifique-se de que todas as impressoras no pool estão localizadas em um mesmo local.

Corriqueiramente alguns analistas costumam chamar um grupo de impressoras no mesmo local como um pool de impressão. Esta não é a explicação técnica correta, mas é utilizada.

Spool de impressão

Como uma impressora é um equipamento com velocidade e recursos limitados, é necessário que exista no servidor de impressão um spool de impressão (“Local” onde os dados que estão em todas as filas de impressão, e serão transmitidos para a as impressoras sejam armazenados temporariamente antes de serem enviados para os dispositivos).

O Spool de Impressão é um serviço do sistema operacional que gerencia uma pasta que armazena todos os arquivos que foram mandados para impressão. Por padrão, esta pasta fica localizada no mesmo disco dos arquivos de sistema do Windows. Isso pode ser um problema para uma rede na qual o serviço de impressão é muito utilizado, podendo comprometer a estabilidade do sistema operacional. É aconselhável configurar o sistema operacional para armazenar estes arquivos de spool em uma unidade de disco própria para este fim.

Portas de impressão

São dispositivos físicos ou virtuais que servem de canal de comunicação entre uma fila de impressão (impressora lógica) e um dispositivo de impressão (impressora física). Como exemplos de portas podemos destacar portas paralelas, USB, seriais e portas TCP/IP.

Quando estamos falando de redes corporativas o tipo mais adequado e aceito são as portas TCP/IP, pois oferecem comunicação direta via rede entre servidor e impressora. Portas locais (USB, seriais e paralelas) não são adequadas para ambientes de empresas.

Considerações finais

Espero ter contribuído com os colegas leitores em seu conhecimento e fornecido ferramentas úteis para suas reuniões técnicas e comercias neste mercado que tanto nos exige qualificação.

No próximo artigo estaremos tratando sobre os termos utilizados no mercado de outsourcing de impressão relativo a ferramentas de software. Você pode obter maiores informações no blog www.ImpressaoGerenciada.com.br, onde estes e outros assuntos relativos a softwares para outsourcing de impressão são tratados.

Autor: Thiarlei Macedo

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