Embora muitas empresas acreditam que digitalizar e escanear sejam a mesma coisa, existem relevantes diferenças entre essas duas tecnologias.
Neste post explicaremos a você a diferença entre elas. Acompanhe!
Escanear Documentos
Escanear documentos consiste em gerar uma imagem de um documento físico, ou seja, ocorre uma duplicação do arquivo de papel para o formato digital, como se fosse uma foto.
O documento escaneado pode ficar armazenado em um computador, pen drive ou mesmo online, podendo facilitar em vários aspectos o acesso aos dados.
Ao escanear um documento e gerar uma imagem dele, facilita-se o acesso ao material realmente. Mas, há limitações, já que a cópia digital é apenas uma imagem. Em termos de gerenciamento de documentos, o escaneamento acaba não sendo muito útil, principalmente porque o documento escaneado não pode ser manipulado para fins de gestão.
Digitalizar Documentos
Digitalizar um documento vai muito além de fazer uma simples cópia e deixar essa cópia para consultar digitalmente.
Esse é um processo muito mais complexo do que o escaneamento, pois, na digitalização, os dados físicos são convertidos em arquivos eletrônicos, que passam por um processo de codificação binária e os metadados que resultam desse processo são utilizados em sistemas especializados.
Ao digitalizar um documento, as informações se tornam códigos, se tornando mais acessíveis e interpretáveis quando estão em sistemas específicos.
Afinal, qual é a diferença entre Escanear e Digitalizar?
A digitalização oferece alguns benefícios que o escaneamento não consegue proporcionar. Um desses benefícios é melhorar a segurança dos dados armazenados, pois são colocados em um sistema seguro e que passa por constantes backups.
Também é possível disponibilizar regras de acesso ao banco de dados, barrando acesso de pessoas não autorizadas aos dados. É comum, também, que se utilize firewall, antivírus e outras soluções para garantir a segurança dos documentos digitalizados.
Além disso, os documentos passam por algum tipo de banco de dados digital, permitindo, assim, que alguns arquivos sejam jogados fora. Isso é muito excelente benefício ao pensar na quantidade de papel que uma empresa pode acumular.
Deve-se verificar a necessidade de quais documentos podem ser substituídos por cópias virtuais. Quando esses dados são digitalizados, certamente terão validade jurídica. Mas, por outro lado, aqueles documentos que são apenas escaneados podem precisar de uma cópia física para manter sua autenticidade.
Conclusão
Utilizando arquivos digitais, fica muito mais fácil o gerenciamento de documentos, não?
Com esse post, ficou mais fácil de identificar qual deles é o ideal para sua empresa.
Quer mais dicas de como gerenciar os documentos de sua empresa? Então clique aqui e fique por dentro!
Se gostou do conteúdo, não esqueça de compartilhar e comentar!
