Com o avanço da tecnologia nas empresas, a impressão em papel está ficando de lado, isso por que as empresas estão optando pelos documentos digitais. Mas você sabia que mesmo com todo esse avanço, o papel ainda tem grande importância em qualquer negócio?
Neste artigos, iremos explorar a importância das impressoras, mesmo em empresas que optaram por ser em ser “sem papel“!
Acompanhe!
- Necessidades de impressões operacionais
- Colaboração e comunicação
- Necessidades específicas do setor
- Backup e segurança de dados
- Conformidade regulatória
- Que tal saber como melhorar seu parque de impressão?
Boa leitura!
Necessidades de impressões operacionais
Embora uma empresa esteja migrando para um ambiente sem papel, ainda é super difícil ficar 100% sem utilizar papel, pois existem situações em que a impressão é necessária.
Contratos, recibos, documentos legais e outros materiais podem exigir uma cópia física para fins de arquivamento, auditoria ou cumprimento regulatório.
Além de documentos históricos que não podem serem trocados por versões digitalizadas.
Por isso, as impressoras desempenham um papel fundamental ao fornecer a capacidade de imprimir esses documentos de forma rápida e conveniente quando necessário.
Colaboração e comunicação
Mesmo em uma empresa sem papel, as impressoras podem facilitar a colaboração e a comunicação de maneira eficaz.
Ao imprimir documentos para reuniões, workshops ou apresentações, é possível fornecer cópias físicas aos participantes, permitindo uma revisão e anotação mais fácil. Além disso, a impressão de materiais de marketing, como folhetos ou cartões de visita, ainda desempenha um papel importante na comunicação com clientes e parceiros de negócios.
Além disso, embora a comunicação digital seja extremamente utilizada hoje em dia, algumas pessoas e organizações ainda preferem receber materiais impressos.
É importante lembrar que ao lidar com clientes, parceiros de negócios e fornecedores que não estão totalmente adaptados à tecnologia digital ou que preferem a comunicação em formato físico, as impressões podem ser necessárias.
Essa comunicação pode incluir o envio de contratos, propostas, faturas, relatórios ou outros documentos relevantes. Assim, nenhum cliente ficará se sentindo de lado!
Necessidades específicas de cada setor
Algumas empresas possuem requisitos específicos que exigem a impressão de documentos.
Por exemplo, no setor de saúde, prescrições e prontuários médicos podem precisar ser impressos para manter registros físicos.
Em setores como o jurídico ou o financeiro, documentos assinados e contratos podem exigir cópias físicas para validade legal.
As impressoras continuam sendo essenciais nessas situações para atender às necessidades específicas do setor.
Backup e segurança de dados
Embora a adoção de soluções digitais possa melhorar a segurança e a confiabilidade das informações, a impressão de cópias de segurança pode ser uma defesa importante.
Possuir cópias físicas de documentos importantes pode ser útil em casos de falhas tecnológicas, perda de dados ou ataques cibernéticos.
As impressões podem servir como um backup adicional, proporcionando uma camada extra de segurança e evitando a perda total de informações críticas.
Além disso, há diversas ferramentas que garantem a segurança das impressões. Uma das melhores ferramentas de impressão segura do mercado é o Safe Print!
Com o Safe Print, as impressões da sua empresa são protegidas e apenas pessoas autorizadas podem liberar as impressões.
As impressões são liberadas através de determinada identificação, podendo ela ser em biometria, senha, PIN, QR Code e RFID!
Além disso, optando pelo Safe Print, sua empresa, além de garantir a segurança das informações de documentos impressos, também garante controle das impressões!
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Conformidade regulatória
Algumas empresas possuem regulamentações específicas que exigem a manutenção de cópias físicas de determinados documentos por um período de tempo específico.
Por exemplo, no setor de serviços financeiros, pode ser necessário arquivar contratos ou registros em formato físico para cumprir requisitos legais. Nesses casos, as impressões são necessárias para garantir a conformidade regulatória.
Que tal saber como melhorar seu parque de impressão?
Como podemos ver, as impressões ainda possuem grande importância para as empresas!
Pensando nisso, resolvemos apresentar a você uma das melhores soluções do mercado que ajudará a melhorar o parque de impressoras de sua empresa, poderá também te auxiliar no processo de diminuição do volume de papel e ainda reduzir custos!
Essa solução é o Print Account!
Bora conhecer um pouco sobre essa solução?!
O Print Account é um software de gerenciamento e bilhetagem de impressão, possuindo diversos recursos adicionais.
Além da redução de gastos e diminuição do volume de impressão que citamos anteriormente, ao adotar esse maravilhoso software sua empresa garante diversos outros benefícios como facilidade da gestão centralizada, capacidade multiplataforma, agendamento de relatórios, módulos adicionais e muitas outras vantagens.
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Conclusão
Como podemos ver ao decorrer do artigo, mesmo que a empresa tenha optado em ser “sem papel”, é MUITO difícil realmente ser uma empresa que não utiliza qualquer impressão em papel!
Isso porquê há diversos pontos e tarefas que as impressões são essenciais!
Desde necessidades operacionais específicas até preferências dos clientes! Há uma série de motivos pelos quais as empresas que optaram por ser “sem papel” ainda dependem das impressões.
E ainda apresentamos à você alguns dos melhores softwares para melhorar seu parque de impressão!
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