A implantação de um processo de terceirização de impressão é composto de quatro fases bem definidas, conheça cada uma delas.
Sempre que falamos de MPS (Managed Print Services) ou serviço de impressão gerenciada nos deparamos com um grande problema: muitos dos players deste mercado estão pouco preparados para verdadeiramente prestar este serviço. Procure sempre parceiros e empresas prestadoras deste serviço com experiência comprovada e casos de sucesso.
Outsourcing de impressão é o nome dado no Brasil ao processo de terceirizar os serviços de gerenciamento de impressão. Infelizmente, muitos chamam qualquer “serviço de impressão” de “outsourcing de impressão”, o que não é correto. O que iremos abordar aqui é o que todas as empresas deveriam fazer e ter em conta como MPS (Managed Print Service), serviço completo de impressão gerenciada ou um outsourcing de impressão profissional.
O processo de implantação de um programa de serviço de gerenciamento de impressão é composto de basicamente quatro etapas, cada uma com um objetivo específico:
Passo 1 – Conhecer o Parque
O primeiro passo é realizar um mapeamento dos processos envolvidos, entender as pessoas e o papel de cada um no fluxo de documentos, bem como as suas necessidades. É importante também realizar um completo inventário de ativos de impressão sejam eles impressoras, multifuncionais ou servidores e entender os canais de suprimentos.
Passo 2 – Projetar/Desenhar a solução
Com base nos dados coletados anteriormente deve ser realizada uma profunda análise e reengenharia de processos e equipamentos. É importante observar que não basta trocar equipamentos por novos, o importante é colocar equipamentos adequados a cada pessoa e processo. Nesta etapa deve ser montado um plano completo de implantação considerando todos os possíveis riscos e submetê-lo ao patrocinador. Pois sem apoio da alta direção não é possível realizar qualquer mudança organizacional.
Passo 3 – Implementar
Neste momento é seguir o plano montado anteriormente e monitorar para corrigir eventuais falhas de percurso durante a implantação do programa de MPS. Devemos ter atenção que esta etapa é a execução, antes de iniciarmos é necessário que já tenhamos envolvido os usuários chave e as gerências médias.
Passo 4 – Gerenciar
Esta é a última etapa de nossa implantação, porém não é a mais fácil. Uma vez que tudo esteja funcionando, precisamos estar atentos ao andamento para que possamos iniciar e avançar num processo de melhoria contínua do serviço de gerenciamento de impressões. A inovação é uma marca forte no processo de gerenciamento de impressão, pois novas tecnologias estão surgindo a todo momento e podem potencializar nossos processos.
Para executar cada um destes passos é importante desenvolver parceiros de software e hardware que lhe apoiem de forma ativa durante todo o processo.
Artigo cordialmente cedido pela Enttry Software.
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