A pergunta que não quer calar: “É melhor ter uma grande copiadora multifuncional ou consolidar uma frota de pequenas?”

A resposta mudará dependendo de quem você pergunta!

Seu departamento de TI solicitará que você consolide o parque de impressoras, que concentre todos os trabalhos dos departamentos em poucas impressoras. Afinal, eles não querem gastar seu precioso tempo consertando e gerenciando diversos tipos de impressoras.

A equipe do escritório solicitará que você mantenha as impressoras nas mesas de cada usuário. Eles não querem interromper seus fluxos de trabalho para poder lutar pela sua vez na copiadora compartilhada.

Melhor custo-benefício

Vamos começar pelo custo: é mais barato operar uma frota de pequenos equipamentos ou uma copiadora centralizada?

Isso realmente depende da sua organização e do seu fluxo de trabalho. 

Há o custo inicial de entrada para o próprio hardware, os custos de longo prazo com toner e os custos envolvidos na manutenção dos dispositivos.

  •  Custos iniciais de hardware de impressão

A copiadora de grande porte é mais cara aqui. As impressoras de função única e, até, algumas multifuncionais de mesa são muito mais baratas que uma multifuncional maior.

Uma copiadora é um investimento grande inicialmente, que não se tem ao operar uma frota de impressoras menores.

  • Custos de toner a longo prazo

Embora os equipamentos pequenos sejam, inicialmente, a opção mais barata, os equipamentos corporativos tendem a compensar seu preço inicial por serem muito mais eficientes no uso de toner.

Assim, você precisa avaliar seu consumo, pois uma copiadora maior pode compensar para você a longo prazo.
E, acredite,  toner NÃO é barato!

Calculando o custo do toner a longo prazo

Para determinar o custo do toner a longo prazo, basta calcular o custo por página (CPP). Divida os custos de toner pelo volume de papel produzido pelo seu escritório e, assim, você saberá quanto custa cada vez que clicar em “imprimir arquivo”.

  •  Custos de manutenção e serviço

Os equipamentos corporativos, na maioria das vezes, tendem a ter menos problemas de manutenção do que os pequenos. 

É possível consertar impressoras pequenas internamente em vez de chamar um profissional de reparo, como faria com uma copiadora de grande porte. Mas, exige treinamento da equipe técnica.

Os equipamentos corporativos são mais caros para serem substituídos quando algo dá errado, já as impressoras pequenas são mais baratos.

Por outro lado, a manutenção e o serviço da multifuncional corporativa, geralmente, são incluídos no custo de aluguel ou outsourcing de impressão, facilitando o orçamento desses custos. 

Consolidar ou não consolidar?

Responda essas duas perguntas:

Você possui funcionários que não se importam de compartilhar a mesma copiadora e possui um orçamento para um investimento inicial? Invista em uma multifuncional de grande porte!

Você precisa de tempo de atividade e versatilidade? Aposte em um equipamento pequeno!

  • Lembre-se que, em qualquer escolha você terá custos

Como reduzir esses custos

Uma alternativa para te ajudar a reduzir os gastos desnecessários com impressão é optar por um software de gerenciamento de impressão.

O mesmo pode te ajudar a reduzir até 37% das impressões desnecessárias dentro da sua empresa. Ou, ainda, fornecer toda a ajuda necessária para saber qual a melhor hora de trocar o toner ou reparar alguma peça.

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