Quando o nosso dinheiro está em jogo, queremos ter a certeza de que estamos investindo nas melhores soluções. Ao escolher uma impressora para o escritório, não é diferente. Queremos as soluções de impressão mais econômicas e eficientes. Mas, como escolher a melhor impressora para o seu negócio?
Aqui, você encontra algumas dicas para comprar uma impressora mesmo que não saiba por onde começar. Então, saiba o que considerar ao escolher uma impressora para o escritório:
1) Considere as funções que usará na sua impressora
A primeira pergunta que você deve fazer: “Quais as funções que uso na minha impressora?”
É importante considerar o que você está imprimindo e quais funções que você usa! Isso porque a melhor impressora para alguns pode não ser uma ótima solução para outros.
Algumas funções da impressora que você deve avaliar se necessita:
- Colorido / Preto e Branco: Pense se o que você está imprimindo pode ser impresso em preto e branco ou deve ser impresso em colorido.
- Tamanho do papel: Pense no tamanho dos documentos que você precisa imprimir, pois nem todas as impressoras são criadas da mesma forma quando se trata do papel que elas suportam.
- Cópia / digitalização: Você precisa fazer cópias/ digitalizar documentos?
- Conectividade sem fio: Você precisa imprimir em notebooks ou dispositivos móveis? Nesse caso, escolha uma impressora de mesa que tenha wifi.
Certo! Depois de restringir exatamente o que precisa que sua impressora faça, a sua decisão de compra será mais precisa.
2) Considere com que frequência você usará sua impressora
É crucial pensar em quanto sua organização realmente imprimirá no dia-a-dia para não gastar dinheiro à toa!
Muitas organizações pensam que imprimem “muitas” páginas todos os meses. Mas, o que constitui “muitas?” 10.000 páginas? 250 páginas?
Uma dica é acompanhar quantas resmas de papel você usa mensalmente (1 resma = 500 folhas). Isso fornecerá uma boa linha de base para quantas páginas/impressões você consome por mês.
Se você escolher a impressora do tamanho certo para o seu volume médio mensal, garantirá a melhor longevidade para a mesma.
Cada impressora é projetada para um volume mensal específico.
3) Considere os fatores básicos
Existem alguns fatores que você deve considerar ao comprar qualquer produto, e eles também se aplicam à compra de uma impressora. Você deve pensar em:
- Preço: obviamente, o preço importa. Você quer ter certeza de que está familiarizado com o valor de mercado da impressora que está considerando para que possa tomar decisões fundamentadas.
- Marca: nem todas as impressoras são criadas da mesma forma. Faça sua lição de casa com os principais players (como Ricoh, HP, Brother, Canon, Dell e Lexmark) e pesquise análises e recursos para saber qual é ideal para o seu escritório.
- Tinta X toner: as impressoras a jato de tinta são baratas e fáceis de comprar. São projetadas principalmente para uso doméstico. Como impressoras de escritório, podem ser caros de reparar e manter. Já as impressoras a laser, geralmente, são melhores para aplicativos de escritório de alto volume. Portanto, lembre-se disso durante o processo de compra.
- Fornecedor: onde você compra importa! Comprando algo barato na internet? Certifique-se de que é de um vendedor/revendedor confiável. Lembre-se da origem da sua impressora!
4) Considere os custos de operação da sua impressora
É aqui que a maioria das organizações erra, pois não pensam no que acontece depois que compram a impressora.
Tinta e toner são caros. Não demora muito para que o custo com cartuchos supere o custo do próprio dispositivo. Portanto, é ainda mais importante considerar quais serão os custos de longo prazo da sua nova impressora:
- Toner: avalie o custo e duração do toner utilizado pelo modelo que deseja adquirir. Algumas impressoras são mais eficientes para executar a longo prazo do que outras.
- Reparos: quão fácil é consertar a impressora? Você tem alguém que pode substituir uma peça se a mesma quebrar? Quanto custam as peças?
- Substituição: quais são seus custos se você for forçado a substituir o dispositivo? Você está considerando esse custo a cada 10 anos? 5? Dependendo de quanto você utiliza suas máquinas, pode ser ainda mais ou menos frequente. Comprar uma impressora mais robusta, que você não precisará substituir tantas vezes, pode ser uma decisão mais inteligente.
Como evitar gastos de impressão
Uma solução para evitar gastos desnecessários com impressão é considerar um software de gerenciamento de impressão.
Com uma boa estratégia de gerenciamento de impressão, você não precisa se preocupar se está gastando a mais do que deveria, bem como saberá, exatamente, quando o toner estiver chegando ao fim ou alguma peça estragar. Se você estiver interessado nos benefícios de um serviço de impressão gerenciada, clique aqui para saber mais.
