Usuario Autenticando Painel Impressora

Software de gerenciamento e bilhetagem de impressão

O software de gerenciamento e bilhetagem de impressão permite aos gestores que monitorem todas as impressões na empresa, sabendo onde, quando, o que e quem realizou a impressão. O controle reduz gastos e ainda faz com que os usuários utilizem de forma responsável os equipamentos, imprimindo só o que é necessário.

Baseado que existe um aumento dos custos e na crescente necessidade de integração da impressão nas redes, os profissionais responsáveis de TI estão sendo pressionados a realizar melhorias na infraestrutura de impressão tanto na otimização dos custos quanto no desempenho dos processos. O software de bilhetagem é de suma importância nesse contexto.

Além disso, o mecanismo permite o controle e gerenciamento da impressão e contribui também em minimizar o impacto ambiental da empresa, reduzindo o desperdício de papel, suprimentos e manutenção dos equipamentos.

Vantagens de utilizar Softwares de Gerenciamento de Impressões

Existem muitos benefícios em utilizar softwares de gerenciamento de impressão, abaixo destacamos algumas destas vantagens:

  • Reduzir o custo de impressão;
  • Eliminar o desperdício;
  • Promover o uso responsável;
  • Monitorar ativos de impressão;
  • Possibilidade de limitar o volume de impressão dos usuários (Cotas);
  • Transferir os custos de impressão para quem imprime;

O Software de bilhetagem de impressão informa varias informações úteis para organizar o ambiente de impressão, além de poder distribuir as despesas de impressão adequadamente por departamento. Entre as informações podemos destacar: Nome do usuário que mandou imprimir, impressora que imprimiu, hora da impressão, computador que a impressão se originou, nome do documento impresso e departamento que o custo deve ser alocado.

Existem varias funcionalidade que podem ser combinadas com o gerenciamento de impressão, abaixo são descritas algumas delas.

Cobrança de impressão por projeto ou cliente


Quando se utiliza o software de bilhetagem de impressão pode-se configurar para que sempre que o trabalho for impresso abre a janela de poup-up para o usuário perguntando para qual cliente ou projeto o custo da impressão deve ser alocado. Essa forma é bem utilizada nos escritórios e na contabilidade para cobrarem somente as páginas impressas aos seus clientes finais.

Tarifação de cópia e impressão


É possível saber não só a quantidade que os usuários imprimem, mas também o quanto estão tirando cópias nas multifuncionais. Para que isso seja possível, o equipamento tenha recursos suficientes para realizar a função. Existem alguns modelos de multifuncionais que possuem recursos internos para bilhetar as cópias, mas em sua maioria são excessivamente limitados. Para este tipo de tarifação no ambiente de uma rede corporativa é importante que os equipamentos tenham no mínimo recursos de autenticação LDAP.

Cotas de impressão


As cotas de impressão permitem que o administrador da rede limite o volume de impressão feita pelos usuários, é possível especificar a quantidade de páginas que o mesmo poderá imprimir durante o mês. Quando a cota termina o usuário pode passar a ter suas impressões bloqueadas ou ser notificado por e-mail sobre o fim de sua cota. É aconselhável utilizar as cotas como meio educativo, desta forma o usuário recebe a notificação que sua cota terminou, mas não bloqueia as impressões, pois o fato de usuário parar de imprimir em um momento crítico poderá causar transtornos para a equipe de TI e os usuários.

Auditoria de impressão


Na auditoria de impressão, é possível além de visualizar o nome, os dados técnicos de impressão, também é possível visualizar o conteúdo que foi impresso. Os documentos impressos ficam armazenados de forma compactada no servidor de impressão para que assim, o conteúdo seja auditado, permitindo que seja validado se nenhum usuário imprimiu algo sigiloso, confidencial ou indevido da empresa.

Impressão segura por Biometria


O software de impressão segura por biometria tem como função preservar o sigilo das informações que são enviadas as impressoras e que ficam exibidas durante um tempo nas bandejas de saída de papel. Se aplica principalmente em áreas financeiras, engenharia e recursos humanos. Além de reduzir radicalmente o volume de folhas impressas que viram papel de rascunho, por ficarem abandonadas na impressora.

Existem impressoras que já vem com recursos de impressão segura, porém são bem limitados e possuem falhas como: limite de Jobs protegidos, necessidade de localizar cada job no painel do equipamento, digitar uma senha para cada trabalho enviado a impressora e em alguns casos é preciso HD na impressora.

Utilizando biometria, é possível liberar automaticamente os jobs do usuário com um único toque de dedo no leitor. Além do que pode ser usado em qualquer modelo e tipo de impressora, até mesmo em uma matricial ou jato de tinta.

Em fim, softwares de gerenciamento de impressão podem lhe garantir economia, melhoramento de processo, redução de impacto ambiental, diferencial competitivo em contratos de outsourcing e inovação tecnológica na sua empresa. Aproveite esta oportunidade.

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16 Comments

  • Elen

    Reply Reply 06/03/2017

    Bom dia. Como eu faço para ter um software de gerenciamento de Bilhetagem de impressão?

  • André

    Reply Reply 27/10/2015

    Boa Tarde,gostaria de saber se tem algum software de gerenciamento que rode no ubuntu, ou alguma outra distribuição. Obrigado.

    • Impressão Gerenciada

      Reply Reply 23/11/2015

      Existem software de gerenciamento de impressão que podem bilhetar impressão em linux como ubuntu. No caso do Guardian PrintAccount ele bilheta as impressões originadas dos computadores e servidores linux, mas precisa de ao menos um computador windows na rede. Se sua rede é somente linux irá precisar de CUPs+Jasmine ou uma aplicação deste tipo.

  • Helio Junior

    Reply Reply 02/04/2014

    Bom dia, parabéns pela iniciativa da discussão desse tema tão importante para as empresa que é custo de impressão.
    Você já ver algo em mente sobre bilhetagem por usuário de digitalização?

    • Impressão Gerenciada

      Reply Reply 02/04/2014

      Oi Helio! Obrigado! Isso de bilhetar a digitalização é interessante, já participei de projetos com esta funcionalidade, mas ainda não é o padrão de mercado, mas em breve será, a tecnologia para isso já está ai. Anoitei o tópico e vou falar sobre isso no treinamento de softwares de bilhetagem. Abraço!

  • Marcos Dias

    Reply Reply 19/03/2014

    Parabéns pelo blog.

    • Impressão Gerenciada

      Reply Reply 19/03/2014

      Obrigado Marcos!

  • Fabricio Silva

    Reply Reply 10/03/2014

    Gostaria de saber qual software eu uso para contar paginas e totalizalas por mes?

    • Impressão Gerenciada

      Reply Reply 10/03/2014

      Oi Fabricio,
      Dá uma olhada no PrintScout ele tem bem esta função de coletar os contadores de impressão e totalizar o que foi impresso no final do mês!
      Abraço!

  • Iuri G

    Reply Reply 10/03/2014

    Olá amigos.

    Baseado em qual das ISO’s é feito auditoria de impressão. Preciso fazer um comparativo com o software e a segurança da informação, por isso lhes pergunto.

    Obrigado.

    • Impressão Gerenciada

      Reply Reply 10/03/2014

      Oi Iuri!
      Auditoria de impressão está ligado a ISO 27001 e ISO 27002, que tratam da gestão da segurança da informação.
      O Foco é viabilizar a inspeção do conteúdo do que foi impresso.
      Abraço!

  • Márcia Vieira

    Reply Reply 09/03/2014

    Onde posso encontrar mais informações sobre estes softwares? Vocês vão tratar sobre este tema nos treinamentos? Parabéns pelo Blog! Os artigos estão muito bons!

    • Impressão Gerenciada

      Reply Reply 09/03/2014

      Oi Márcia! E vamos sim tratar estes temas nos treinamentos. Dá uma olhada no site da Enttry, eles são uns dos apoiadores do Impressão Gerenciada e tem um blog que tem vários artigos sobre o tema.

  • Rogério

    Reply Reply 09/03/2014

    Gostaria de Saber, qual Software disponível no mercado, utiliza Biometria como forma de autenticação?

    • Administrador

      Reply Reply 09/03/2014

      Oi Rogério!
      Dá uma olhada no Safe Print, ele suporta biometria, cartão e senha.
      Abraço!

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